Calcula tu Objetivo de Financiación

Calcular correctamente el objetivo de financiación de tu campaña es básico para el éxito de tu proyecto. Es importante tener en cuenta todos los gastos asociados no solo a llevar a cabo tu proyecto, sino también por ejemplo a la entrega de las recompensas o los gastos de la plataforma para que una vez termine la campaña y recibas el dinero, puedas cumplir con todos los compromisos adquiridos con el dinero recaudado.

En general para la mayoría de proyectos, la campaña de crowdfunding será una preventa de un producto o servicio directamente al público final. Con el dinero de esta preventa, se podrá financiar la producción de un número unidades suficientes para recompensar a los mecenas y quedarnos con un excedente con el cual podremos sacar un beneficio con su venta o distribución por los canales tradicionales.

Ejemplo orientativo de cálculo de objetivo de campaña

Pongamos en este ejemplo que el objetivo de la campaña es financiar la edición de un libro.

Presupuestos de producción del proyecto, recompensas extra y gastos de envío

El principal gasto será la impresión del libro. Hemos contactado con una imprenta que nos ha pasado un presupuesto de:
  • 5.000 € para la impresión de 1.000 ejemplares
El ejemplar nos sale a 5 € de precio de coste. En general, el precio de venta al público (PVP) suele ser unas 3 veces el precio de coste, con lo que el precio de venta de este libro en tiendas sería de unos:
  • PVP del libro= 3 * precio de coste = 3 * 5 € = 15 €
Queremos añadir como recompensa extra una lámina en edición limitada que estará disponible solo durante la campaña, con una de las ilustraciones que aparecen en el libro. Ofrecer la posibilidad que los mecenas puedan aportar un poco más a la campaña a cambio de una recompensa que les pueda resultar interesante hará que la media de aportación sea mayor y que necesitemos menos mecenas para llegar al objetivo. Hemos pedido un presupuesto a otra imprenta especializada en este tipo de artículos, y nos pueden hacer:
  • 200 unidades de la lámina por 600 €
  • Precio de coste de las láminas 3 €
  • PVP de las láminas 9 €
Estos ejemplares y láminas, tendremos que entregarlos a los mecenas, con lo que hemos contactado con una empresa para gestionar los envíos, y nos han pasado un precio para los gastos de envío de:
  • 3 € por envío del libro para envíos nacionales.
  • 4 € por envío de libro + lámina para envíos nacionales.
En la campaña, estableceremos el precio de las recompensas básicas a:
  • PVP Libro 15 € + Envío 3 € = 18 € por el libro dedicado + salir en los agradecimientos + envío nacional incluido.
  • PVP Libro 15 € + Lámina 9 € + Envío 4 € = 28 € por el Libro dedicado y salir en los agradecimientos + Lámina edición limitada Verkami + envío nacional incluido.
  • Otras recompensas. En la campaña, estableceríamos más recompensas: 2 libros una para el mecenas y otro para regalar, una recompensa para libreros con 5 o 10 ejemplares, asistencia a una presentación del libro exclusiva para mecenas... pero por simplicidad nos centramos en estas dos recompensas básicas.
Estamos añadiendo valor a la recompensa respecto a comprarla después online o en tiendas con algo que no añade coste al proyecto, el mecenas pagaría lo mismo después pero no tendría ni la dedicatoria ni saldría en los agradecimientos o no podría conseguir la lámina si no es aportando en la campaña. También podemos añadir un pequeño descuento e.g. 17 € el libro en la campaña, para incentivar que adquieran el producto durante la misma y no se esperen a después.
Con esto, es razonable estimar que la aportación media a nuestra campaña será como mínimo de unos 25 €, entre los 18 € y los 28 € ya que las aportaciones se repartiran entre las dos recompensas y algunas más elevadas que tendremos.

Gastos de Verkami y de gestión de pagos

Para calcular el objetivo que tenemos que poner para que nos quede el presupuesto necesario para realizar el proyecto y entregar las recompensas teniendo en cuenta los gastos de Verkami y gestión de pagos, se puede calcular de la siguiente manera:

  • Cantidad que hay que poner como objetivo de financiación = Cantidad que se necesita para el proyecto * 1,083

Multiplicar el importe que necesitamos por este 1,083 tiene en cuenta:

  • La factura por los servicios de Verkami IVA incluido que es del:  5% del total recaudado + 21% IVA
  • Los gastos de gestión de pagos IVA incluido que son del: 1,35% del total recaudado + 21% IVA

Mecenas para conseguir el objetivo

Para calcular de forma aproximada los gastos de envío totales, necesitamos hacer primero una estimación de los mecenas que necesitaremos para conseguir el objetivo

Para ello tenemos que utilizar los datos obtenidos anteriormente de costes de producción del proyecto y recompensas, los gastos de Verkami y de gestión de pagos, gastos de envío medios por unidad y aportación media esperada a la campaña:

  •  Mecenas aproximados para conseguir el objetivo = Suma de los gastos de producción (sin envíos) * 1,083 de gastos de campaña / (Aportación media a la campaña - Gastos de envío medios de una unidad * 1,083 de gastos de campaña)

En nuestro ejemplo:

(5000 € imprenta + 600 € láminas) * 1,083 / (25 € aportación media - 3,5 € de media por envío * 1,083) = 6.064 / 21,2 = 286 mecenas o aportaciones para lograr el objetivo

Gastos de envío totales

Una vez hemos calculado los mecenas aproximados que necesitaremos, podemos calcular los gastos de envío totales de la siguiente forma:

  • Gastos de envío totales = Mecenas aproximados para conseguir el objetivo * Gastos de envío medios de una unidad
En nuestro ejemplo:
286 envíos a mecenas * 3,5 € de media por envío = 1001 € de gastos de envío.
Podríamos hacer también una aproximación más conservadora dónde nadie adquiriera la lámina y todas las aportaciones fueran a la recompensa básica (18€ de aportación media).

Objetivo de la campaña

El total de nuestros presupuestos (Nuestro libro + las recompensas extra que produciremos + los gastos de envío de estas recompensas a los mecenas) multiplicado por el coeficiente de 1,083 para incluir los gastos de Verkami y procesado de pagos nos dará el objetivo final que tenemos que establecer en la campaña:
  • Objetivo Total = (Gastos de producción del proyecto + Gastos de producción de las recompensas + Gastos de envío totales) * 1,083 de gastos de campaña

5000 € imprenta + 600 € láminas + 1.001 € gastos de envío = 6.601 € * 1,083 de gastos de campaña = 7.149 €

  • El objetivo total para esta campaña tendría que ser de 7.149 €, podemos redondear a 7.200 € para tener en cuenta algún imprevisto
  • 286 aportaciones aproximadamente para lograr este objetivo con una aportación media de 25 €
Si conseguimos el objetivo de la campaña en los 40 días, podremos producir nuestras 1.000 unidades del libro y las 200 láminas, entregar las recompensas por correo a los mecenas que hayan hecho su aportación y cubrir los gastos de campaña de Verkami y procesado de los

Importante tener en cuenta

Suma los presupuestos con IVA incluido

Para calcular tu presupuesto, suma todos lo importes de los proveedores con IVA incluido.Por ejemplo, el presupuesto de 5.000 € de la imprenta es con el IVA incluido, el presupuesto de los envíos a 3 € por envío es con IVA incluido. De esta forma, el IVA no es un gasto extra que tengas que añadir a tu campaña. Ingresarás un importe y pagarás facturas por el mismo importe con IVA incluido, así que no es un gasto añadido a la campaña.

Ajusta tu producción y objetivo a tu comunidad

En el caso de un libro por ejemplo, seguramente tengamos un presupuesto para 1.000 unidades y uno para 500 unidades.

  • Para producir 1.000 unidades, hemos calculado que necesitamos unos 286 mecenas que aporten de una media 25 €.
  • Para 500 unidades, podemos hacer el mismo cálculo con el presupuesto de la imprenta para esta cantidad, y nos sale que necesitaremos 180 mecenas a una media de 25 € por aportación. 

La conversión en campañas de crowdfunding suele ser del 3%, es decir, de cada 100 visitas que consigas a la página de campaña, se convertirán en 3 aportaciones.

  • Número de visitas a la página durante los 40 días = Número de mecenas para conseguir el objetivo * 100 / 3

Esto quiere decir que para conseguir 286 mecenas, necesitaremos un mínimo de 286 * 100 / 3 = 9.500 visitas a la página de campaña durante los 40 días.

Para conseguir 180 mecenas unas 6.000 visitas

Con estos resultados, podemos acabar de decidir la tirada inicial de nuestro producto. Haciendo un estudio de la campaña de comunicación que podremos hacer, cuantos seguidores directos tenemos, cuantas unidades solemos vender habitualmente en un periodo similar de tiempo... si es razonable llegar a conseguir este número de mecenas y visitas a la página, y acabar de decidirnos por uno u otro.

Si tus contactos, redes, mailings, whatsapps, contactos de colaboradores... son cercanos a 5.000 o 6.000, si optas por la tirada de 500 tendrás muchas más posibilidades de conseguirlo más cómodamente. Con la tirada de 1.000 ejemplares, será una campaña mucho más arriesgada y puede que te quedes sin nada y que recuerda que funcionamos con todo o nada.

Ten en cuenta que siempre puedes superar el objetivo, y con los ingresos extras, podrás hacer una tirada mayor.

Ajusta tu presupuesto al mínimo indispensable. El beneficio sale de la venta de los excedentes

Siempre recomendamos poner el mínimo indispensable como objetivo de la campaña. Que te permita llevar a cabo el proyecto y entregar todas las recompensas en el tiempo previsto.

Podrías incluir el tiempo invertido en la preparación, o un beneficio en el presupuesto de la campaña. Pero cuanto mayor sea el objetivo, más visitas y mecenas necesitarás, y más riesgo de no llegar a lograr el objetivo. En una campaña, en general estás produciendo muchos más productos de los que entregarás a los mecenas como hemos visto en el ejemplo (286 mecenas financian una edición de 1.000 ejemplares). Con lo que te quedará un excedente con el que podrás sacar un beneficio y recuperar la inversión con su venta o distribución posterior.

Si no llegas al objetivo, no tendrás siquiera la posibilidad de recuperar nada y no tendrás tu proyecto hecho realidad.

Controla los gastos durante la campaña

Podría pasar en el ejemplo anterior que durante la campaña superaras las 200 unidades de láminas que habías presupuestado y todavía no hayas llegado al objetivo. Esto podría ser un problema si llegas justo al objetivo de 7.149 €. Ya que tendrías dinero para producir 200 láminas y tendrías que producir algunas más. Para controlar esto, puedes hacer un seguimiento durante la campaña esta recompensa, y si ves que estás a punto de superarla, puedes contactar con tu asesor/a para limitar las recompensas que tengan este extra para que no haya más disponibles que las 200 unidades. De partida, es mejor dejarlas como ilimitadas, ya que psicológicamente es mejor para los mecenas ver que la recompensa tiene 15 mecenas que no que quedan 185 disponibles.

No hay problema por superar el objetivo, cada recompensa cubre con creces su coste de producción

Si ya has superado el objetivo de 7.149 € que poníamos en el ejemplo, no hay problema en vender más libros. Vas a producir 1.000 ejemplares con lo que tienes excedente de sobra una vez superado el objetivo. Ya estás prevendiendo el excedente y por lo tanto generando un beneficio, ya que todos los gastos asociados a la producción están cubiertos.

Y tampoco pasaría nada por superar las 200 unidades de las láminas, ya que a partir de que has superado el objetivo, cada recompensa ya cubre de sobra el coste de producción.

La gente está aportando 28 € por una recompensa que tiene un precio de coste de 5 € el libro + 3 € la lámina + 3,5 € el envío = 11,5 €. Nos deja aproximadamente un margen de beneficio de 16 € cada recompensa a partir que hemos logrado el objetivo. Con lo que podemos producir más recompensas sin problema, ya que cada aportación cubre de sobra el coste de producción y envío de la misma.

Si utilizas PayPal, tendrás que ajustar el cálculo de los gastos de gestión de pagos

La fórmula para calcular los gastos de plataforma y de gestión de pagos:

Cantidad que se necesita para el proyecto x 1,083 = Cantidad que hay que poner como objetivo de financiación

Está pensada para un proyecto que no tenga activados los pagos con PayPal. En caso de tener PayPal activado, los gastos por aportación por PayPal son de 3,4% más una tarifa fija de 0,35 € por cada transacción. En los proyectos que lo tienen activado pueden llegar a un 50 - 60% de las aportaciones, pero es difícil llegar a hacer una aproximación fiable de cuántas aportaciones se recibirán por esta vía. Muchos proyectos funcionan sin problema con aportaciones con tarjeta solamente.

El objetivo de financiación no hace falta que sea el presupuesto total de tu proyecto

Como hemos comentado, se trata de poner un objetivo de financiación ajustado a las necesidades mínimas para que el proyecto se pueda llevar a cabo.

Eso no significa que siempre tenga que ser el total de lo que cuesta el proyecto. Os comentamos algunos casos que se pueden dar para marcar un objetivo más bajo:

  • Ya se dispone de una parte del presupuesto necesario, ya sea por una subvención, un préstamo, un inversor… con lo que el crowdfunding servirá para completar el total.
  • El mismo autor está en condiciones de poner una parte del presupuesto total. Por ejemplo puede decidir que, aunque para el proyecto ha calculado que necesita un total de 5.000 €, si consigue como mínimo 3.500 € ya le vale la pena, y puede poner él mismo el resto. Aquí se trataría pues de poner como objetivo ese mínimo de 3.500 € para asegurar conseguir la campaña, i de intentar durante la campaña llegar a los 5.000 € o más.

Siempre que lo que se marque como objetivo de financiación no sea el total necesario, hay que asegurarse de que se va a poder disponer del resto.

De lo contrario, se podría dar el caso de conseguir la campaña y que luego no llegara el resto de la financiación, con lo que se pondría en peligro el proyecto, que es lo que precisamente se intenta evitar con el método del todo o nada y el objetivo mínimo.

Resumen de gastos debes tener en cuenta

  • Lo que te cuesta la producción del producto cultural que quieres hacer realidad con el proyecto. Que puede ser la edición del libro, la grabación del disco, lo que has previsto de gastos de producción del film, la edición del juego, etc.
  • Los gastos de producción de recompensas. Es decir, lo que sea que vayas a ofrecer a los mecenas, y que no sea el producto cultural concreto que ya está calculado en el apartado anterior. Por ejemplo, si se trata de editar un libro y ofreces en las recompensas, además del libro, cosas como marcapáginas e ilustraciones. El libro ya lo has contado en gastos de producción, pero los marcapáginas y las ilustraciones no; o se trata de un disco, y ofreces a parte de la descarga digital o el CD, que ya están contados en los gastos de producción, camisetas, púas, entradas, etc. Eso es lo que debes tener en cuenta como gastos de recompensas.
  • Los gastos de envío. Debes mirar cuánto te va a costar el envío de recompensas, ya sea envíos nacionales, a Europa o Internacionales (si es que esperas tener ese tipo de mecenas internacionales). Esos gastos los debes luego sumar al precio que piensas poner a la recompensa en si misma, y también estimar cuántos puedes tener de ellos para sumarlo junto con las otras dos partidas al objetivo total.
  • Los gastos de campaña en Verkami y gestión de pagos.
  • Impuestos. Dependiendo de tu situación personal o de la entidad, institución... que gestione la recepción del dinero de la campaña y los correspondientes gastos, consulta con tu gestor si habrá algún gasto asociado a la gestión de estos ingresos por actividad que tengas que tener en cuenta como gasto del proyecto.

Resumen de fórmulas útiles

Calcula el PVP de tus recompensas

En general el precio de venta de un producto cultural suele ser 3 veces el precio de coste.

  • Precio de un producto en las recompensas = 3 * Precio de coste

Calcula los mecenas necesarios para lograr el objetivo

  • Mecenas aproximados para conseguir el objetivo = Suma de los gastos de producción (sin envíos) * 1,083 de gastos de campaña / (Aportación media a la campaña - Gastos de envío medios de una unidad * 1,083 de gastos de campaña)

Calcula el total de los gastos de envío

  • Gastos de envío totales = Total aportaciones para conseguir el objetivo * Gastos de envío medios de una unidad

Objetivo de la campaña

  • Objetivo Total = (Gastos de producción del proyecto + Gastos de producción de las recompensas + Gastos de envío totales) * 1,083 de gastos de campaña

  • Número de visitas a la página durante los 40 días = Número de mecenas para conseguir el objetivo * 100 / 3

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