Formularios: Recoger los Datos de los Mecenas para Enviar las Recompensas

Utiliza la herramienta de formularios para recoger de forma cómoda y rápida para ti y tus mecenas los datos que necesites para enviar las recompensas: Dirección postal de envío, talla de camiseta, nombre para los agradecimientos…

⚠ No te aconsejamos que pidas esta información por email directamente con cada mecenas, ya que será mucho más trabajo para ti y tus mecenas además que puede provocar múltiples errores.

De una correcta gestión de la entrega de recompensas –además de mantener informados a los mecenas durante el proceso de producción una vez finalizada la campaña–, dependerá en buena parte la satisfacción de los mecenas con todo el proceso.

Una vez los mecenas hayan respondido los formularios que hayas creado, podrás descargar todos los datos en un fichero Excel para poder gestionar los envíos de forma cómoda, entregarlo a la compañía de envíos, crear etiquetas, llevar la cuenta de los envíos realizados... Si no dispones de Excel o Numbers, puedes descargarte e instalar Calc, que te permitirá abrir y trabajar con estos archivos y es de libre acceso.

Cómo funcionan los formularios

Creación de los formularios

Una vez terminada la campaña, se podrán enviar los formularios desde la herramienta de formularios, especialmente desarrollada para poder conseguir de forma cómoda y rápida los datos de tus mecenas para poder cumplir con las recompensas.

Puedes acceder a la herramienta de formularios desde el Dashboard de tu proyecto –también antes que termine la campaña para familiarizarte con ella o ir preparándolos– o pinchando en el botón Gestionar formularios que encontrarás en la barra superior una vez tengas la sesión iniciada y si la campaña ha terminado.

Recomendamos mandar los formularios cuando estés cerca de tener listas las recompensas para evitar cambios de direcciones de envío por cambio de domicilio, trabajo...

Podrás crear un formulario por cada nivel de aportación pidiendo la información que necesites de los mecenas de aquel nivel: Dirección de envío, nombre para los agradecimientos, talla de camiseta…

Los mecenas que hayan aportado más de una vez o a distintas recompensas, recibirán un formulario por cada aportación y podrán indicar los mismos o distintos datos en cada una de ellas (en caso que una sea un regalo por ejemplo).

Con los datos que pidas en el formulario se incluirán también los datos de facturación del mecenas para que puedas entregarlos al gestor y declarar correctamente las aportaciones recibidas o emitir facturas en caso que sea necesario.

Activación de los formularios

Una vez creados, puedes activarlos para empezar a recibir respuestas. Se mandará una notificación por email a los mecenas con el enlace para acceder a responder el formulario en Verkami

Si no encuentran o no han recibido este email, también pueden acceder desde el apartado de mis aportaciones en su página de usuario en Verkami o pinchando en el banner rojo que les aparecerá indicando que tienen un formulario pendiente de respuesta.

Verkami se encargará de mandar un recordatorio cada 3 días a los mecenas que aún no han respondido el formulario para que lo rellenen lo antes posible.

Si activas los formularios antes que el proyecto esté facturado y tienes todavía impagados, se mandará solo a los mecenas con aportaciones confirmadas. Y a todos los que vayan solucionando su aportación durante el periodo de 10 días que dejamos para solucionar aportaciones. 

(Otro problema que podría ocasionar pedir los datos por email a todos los mecenas al finalizar la campaña en vez de utilizar los formularios, sería que se mandaría el email pidiendo los datos a todos los mecenas y algunos podrían quedar impagados definitivamente. O si se manda solo a los confirmados, tendríamos que ir enviado un nuevo email cada vez que un mecenas soluciona su aportación. ¡Así que utiliza la herramienta de formularios para que sea todo mucho más sencillo!)

Cierre de los formularios y descarga de los datos

Cuando quieras realizar el grueso de envíos de las recompensas, cierra antes los formularios. Una vez pinches en esta opción, la recepción de respuestas se cerrará al cabo de 72 horas y los mecenas pendientes de responder recibirán un correo avisándoles.

Si algún mecenas intenta acceder al formulario después de cerrar la recepción de respuestas, le proporcionaremos tu email para que pueda ponerse en contacto contigo para gestionar directamente la entrega.

Una vez cerrada la recepción de respuestas en cada formulario, podrás descargarte en un cómodo fichero de Excel (o similar) todas estas respuestas para gestionar el cumplimiento de las recompensas.

Si no dispones de Excel o Numbers, puedes descargarte e instalar Calc, que te permitirá abrir y trabajar con estos archivos y es de libre acceso.

Cualquier duda no dudes en ponerte en contacto con tu asesor/a.

¿Todavía Necesitas Ayuda? Contacta con Nosotros Contacta con Nosotros