Formularios: Recoger los Datos de los Mecenas para Enviar las Recompensas

Utiliza la herramienta de formularios para recoger de forma cómoda y rápida para ti y tus mecenas los datos que necesites para enviar las recompensas: Dirección postal de envío, talla de camiseta, nombre para los agradecimientos…


  • ⚠ No te aconsejamos que pidas esta información por email directamente con cada mecenas, ya que será mucho más trabajo para ti y tus mecenas además que puede provocar múltiples errores.
  • También recomendamos mandar los formularios cuando estés cerca de tener listas las recompensas para evitar cambios de direcciones de envío por cambio de domicilio, trabajo...

De una correcta gestión de la entrega de recompensas –además de mantener informados a los mecenas durante el proceso de producción una vez finalizada la campaña–, dependerá en buena parte la satisfacción de los mecenas con todo el proceso.


Contenido

Cómo funcionan los formularios

Creación de los formularios y preguntas de add-ons

A partir que se consiga el objetivo de la campaña, se podrán crear y activar los formularios desde la herramienta de formularios, especialmente desarrollada para poder conseguir de forma cómoda y rápida los datos de tus mecenas para poder cumplir con las recompensas.

Puedes acceder a la herramienta de formularios desde el Dashboard de tu proyecto o pinchando en el botón Gestionar formularios que encontrarás en la barra superior una vez tengas la sesión iniciada y si la campaña ha terminado.

  • Podrás crear un formulario por cada nivel de aportación pidiendo la información que necesites de los mecenas de aquel nivel: Dirección de envío, nombre para los agradecimientos, talla de camiseta…

  • Si incluiste add-ons a tu campaña, podrás crear una pregunta para recabar la información necesaria para los que lo requieran.


    ⚠︎ ¡IMPORTANTE! Crea todas las preguntas de add-ons de los que necesites alguna información antes de activar los formularios de recompensa.


Los mecenas que hayan aportado más de una vez o a distintas recompensas, recibirán un formulario por cada aportación y podrán indicar los mismos o distintos datos en cada una de ellas (en caso que una sea un regalo por ejemplo).

Con los datos que pidas en el formulario se incluirán también los datos de facturación del mecenas para que puedas entregarlos al gestor y declarar correctamente las aportaciones recibidas o emitir facturas en caso que sea necesario.

Y se mostrarán las preguntas de add-on correspondientes a los add-ons que eligieron con su aportación.


Activación de los formularios

⚠︎ ¡IMPORTANTE! Si tu campaña tenía add-ons, crea todas las preguntas de add-ons de los que necesites alguna información antes de activar los formularios de recompensa.

Después de revisar que todo es correcto, puedes activar los formularios.

Cuando los actives, se mandará una notificación por email a los mecenas con el enlace para iniciar sesión con su usuario en Verkami y responder el formulario. 

No es necesario haber recibido este email para responder el formulario. Solo tienen que iniciar sesión en Verkami con su usuario y pinchar en el banner rojo que les aparecerá indicando que tienen un formulario pendiente de respuesta.

Si activas los formularios con la campaña en marcha, funcionará todo igual que lo descrito anteriormente. Cuando un mecenas aporte a una recompensa con un formulario activo, recibirá al momento la notificación en su email con el enlace para responderlo y podrá acceder también pinchando en el banner.

Verkami se encargará de mandar un recordatorio cada 3 días a los mecenas que aún no han respondido el formulario para que lo rellenen lo antes posible.


Tip: Desde el apartado de Gestión de mecenas del Dashboard podrás filtrar por su estado a los mecenas: si han respondido o no a los formularios. También pinchando en un mecenas podrás ver su aportación y respuestas y en las notas (privadas) anotarte cualquier cosa que quieras recordar.


Marcar un formulario como respondido

En caso de que os contacte algún mecenas y os pase la información por otros canales o no quiere recompensa, algún amigo o familiar que ya habéis quedado que le vais a entregar la recompensa en mano... puedes marcar su formulario como respondido para que dejen de recibir recordatorios en su email para que lo respondan.


Para hacerlo, entra en el Dashboard de tu campaña y en el apartado de Gestión de Mecenas busca al mecenas por su email o nombre de usuario. Una vez lo tengas, pincha en él para desplegar el panel de opciones, y pincha en Marcar formulario como respondido.


Cierre de formularios

Cuando quieras realizar el grueso de envíos de las recompensas, cierra antes los formularios. Una vez pinches en esta opción, la recepción de respuestas se cerrará al cabo de 72 horas y los mecenas pendientes de responder recibirán un correo avisándoles.

Los formularios se cerrarán de forma automática, si no lo has hecho antes, a los 15 días de haberlos activado, o a los 15 días de finalizar la campaña si los has abierto con la campaña en marcha.

Si algún mecenas intenta acceder al formulario después de cerrar la recepción de respuestas, le proporcionaremos tu email para que pueda ponerse en contacto contigo para gestionar directamente la entrega.


Descarga las respuestas de los mecenas

Una vez cerrada la recepción de respuestas en cada formulario, podrás descargarte en un cómodo fichero de Excel (o similar) las respuestas a los formularios.


Ten en cuenta que hay distintas pestañas en ese Excel:

  • La primera con las direcciones de envío y detalles de la aportación
  • La segunda con los datos de facturación
  • Las siguientes una para cada uno de los add-ons y las respuestas correspondientes

Podrás descargarte también las respuestas a las preguntas de add-ons por separado.

Si no dispones de Excel o Numbers, puedes descargarte e instalar Calc, que te permitirá abrir y trabajar con estos archivos y es de libre acceso.


Contacta con los mecenas sin responder

Ponte en contacto con los mecenas que no hayan respondido el formulario una vez se hayan cerrado para pedirles que se pongan en contacto para enviarte los datos necesarios.

  • Puedes hacerlo desde el Dashboard en el apartado de Gestión de mecenas > Enviar email > Formularios sin responder (ten en cuenta no enviarlo a todos los mecenas). 
  • También puedes hacerlo descargando el Excel de mecenas desde el apartado de Gestión de mecenas y filtrando por Formularios sin responder para tener el listado de emails. Les puedes contactar directamente desde tu email, por si por algún motivo no estuvieran recibiendo las notificaciones de Verkami.

Informa periódicamente de la evolución del proyecto

Durante todo el proceso, hasta que mandes las recompensas, informa al menos una vez al mes sobre la evolución del proyecto a través del blog del proyecto que sigue activo en el Dashboard después de la campaña. Cada vez que lo actualices, se enviará la nueva entrada por email a todos los mecenas.



Cualquier duda no dudes en ponerte en contacto con tu asesor/a. :)

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